Mengirimkan surat lamaran kerja melalui email adalah langkah awal yang penting dalam proses rekrutmen. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa email lamaran kerja yang dikirimkan sudah sesuai dengan standar profesional agar memiliki peluang lebih besar untuk diperhatikan oleh HRD atau perekrut. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum mengirimkan surat lamaran kerja melalui email:
1. Siapkan Seluruh Dokumen yang Dibutuhkan
Sebelum mengirimkan email lamaran, pastikan semua dokumen yang diminta oleh perusahaan telah disiapkan. Dokumen yang biasanya dibutuhkan antara lain:
- Surat Lamaran Kerja
- CV atau Resume
- Ijazah dan Transkrip Nilai
- Kartu Identitas (KTP/SIM)
- Foto Terbaru
- Surat Pengalaman Kerja (Referensi)
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
- Sertifikat Pendukung (jika ada)
Periksa kembali apakah dokumen sudah lengkap dan sesuai dengan persyaratan yang dicantumkan dalam lowongan kerja.
2. Menggunakan Alamat Email yang Profesional
Gunakan alamat email yang terlihat profesional, idealnya berisi nama lengkap, seperti johndoe@gmail.com. Hindari penggunaan alamat email yang terlalu informal atau mengandung karakter tidak profesional, seperti coolguy123@gmail.com atau manisdankeren@yahoo.com.
3. Menggunakan Bahasa yang Sopan dan Formal
Pastikan email ditulis dengan bahasa yang sopan, jelas, dan formal. Hindari penggunaan bahasa santai atau singkatan seperti “gw” atau “lu”. Perhatikan juga tata bahasa dan ejaan agar tidak ada kesalahan penulisan yang dapat mengurangi kesan profesional.
4. Mengirimkan Berkas Tidak dalam Format ZIP/RAR
Beberapa perusahaan memiliki kebijakan keamanan yang tidak memperbolehkan file dalam format ZIP atau RAR. Oleh karena itu, sebaiknya kirimkan dokumen dalam format PDF agar mudah dibuka dan dibaca oleh HRD tanpa perlu diekstrak terlebih dahulu.
5. Memperhatikan Waktu Pengiriman Email
Usahakan mengirim email lamaran pada hari dan jam kerja, yaitu Senin-Jumat pukul 08.00 – 17.00. Hindari mengirim email pada malam hari atau di akhir pekan, karena kemungkinan besar email akan tenggelam di antara banyak email lainnya.
6. Sertakan Pembukaan, Isi, dan Penutupan Email
Jangan hanya mengirim email dengan lampiran tanpa isi. Email yang baik memiliki struktur yang jelas, yaitu:
- Pembukaan: Salam pembuka dan perkenalan singkat.
- Isi: Jelaskan tujuan email, posisi yang dilamar, serta sedikit latar belakang singkat mengenai diri Anda.
- Penutupan: Ucapan terima kasih dan harapan untuk mendapatkan kesempatan wawancara.
7. Lampirkan Dokumen yang Sesuai dengan Ukuran Maksimal 2MB
Banyak perusahaan membatasi ukuran lampiran yang dapat diterima. Oleh karena itu, pastikan semua dokumen yang dikirim tidak melebihi 2MB agar email tetap bisa terkirim dengan lancar. Jika ukuran file terlalu besar, coba kompres file PDF atau ubah resolusi gambar agar lebih kecil.
8. Jangan Mengirimkan Email ke Banyak Perusahaan Sekaligus
Hindari mengirim satu email yang sama ke banyak perusahaan sekaligus dengan menggunakan fitur CC atau BCC. Hal ini dapat membuat lamaran terlihat tidak personal dan kurang profesional. Sebaiknya kirim email satu per satu dengan menyesuaikan isi email sesuai dengan nama perusahaan dan posisi yang dilamar.
Mengirimkan surat lamaran kerja melalui email memang terlihat mudah, tetapi harus dilakukan dengan benar agar tidak terkesan asal-asalan. Dengan memperhatikan poin-poin di atas, peluang mendapatkan respons dari perusahaan akan lebih besar. Pastikan email yang dikirimkan rapi, profesional, dan memenuhi semua persyaratan yang diminta oleh perusahaan. Semoga sukses dalam melamar pekerjaan!
